📋 Use-Cases · 11 Rollen · ehrlich kuratiert

Was übernimmt der Bot — und was bleibt Mensch?

Wir lieben Bots. Aber nicht alles ist sinnvoll automatisierbar. Diese Seite ist eine ehrliche Aufgabenliste pro Rolle: was wir Bots übernehmen lassen, wo Mensch + Bot Hand in Hand arbeiten, und was Mensch bleibt — weil's um Verantwortung, Beziehung oder Urteil geht.

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Bot-tauglichBot übernimmt selbständig, mit klarer Eskalation.
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Mensch im LoopBot bereitet vor, Mensch entscheidet/freigibt.
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Bleibt MenschVerantwortung, Verhandlung, Beziehung.
HR-Lead
People, Recruiting, Onboarding
HR
🟢 Bot-tauglich
  • Bewerber-Vorqualifizierung im Chat (Stelle, Skills, Verfügbarkeit)
  • Onboarding-Begleitung in den ersten 90 Tagen (Tagesplan, Buddy-System)
  • Mitarbeiter-FAQ (Urlaub, Krankmeldung, Spesen, Benefits)
  • Zeugnis-Entwürfe nach Note-Vorgabe (BAG-konforme Codes)
🟡 Mensch im Loop
  • AGG-relevante Bewerber-Bewertungen (Bot strukturiert, Mensch entscheidet)
  • Probezeit-Gespräche vorbereiten (Bot liefert Datenpunkte)
🔴 Bleibt Mensch
  • Kündigungsgespräche, Konfliktmediation
  • Personalrat-/Betriebsrat-Verhandlungen

Sinnvoller Bot-Mix: Bewerber-Funnel + HR-FAQ-Bot + Onboarding-Begleiter (3-Bot-Kombi, geteilt nutzbar).

Erste 4 Wochen: Top-30-HR-Fragen aus dem letzten Quartal kuratieren, Eskalations-Workflow definieren, Pilot mit einer Abteilung.

Datenschutzbeauftragte/r (DSB)
Internal/External, KMU- oder Konzern-DSB
Compliance
🟢 Bot-tauglich
  • Erstantwort auf Art-15-Auskunftsersuchen (Datenkatalog + Vorlage)
  • AVV-Kurzcheck neuer Lieferanten gegen interne Checkliste
  • DSGVO-FAQ für Fachabteilungen („Darf ich…?")
  • Awareness-Mikrolernen (5-Minuten-Module pro Thema)
🟡 Mensch im Loop
  • DSFA durchführen (Bot füllt Vorlage, DSB bewertet Risiko)
  • Datenpannen-Triage (Bot priorisiert, DSB entscheidet Meldung)
🔴 Bleibt Mensch
  • Behörden-Kommunikation (HmbBfDI, LfD)
  • Strategische DSGVO-Beratung der Geschäftsleitung

Sinnvoller Bot-Mix: Internal-DSGVO-FAQ + AVV-Reviewer + Auskunftsersuchen-Drafter.

Erste 4 Wochen: häufigste 20 DSGVO-Fragen aus den letzten 12 Monaten sammeln, Antwort-Vorlagen kuratieren, Bot in Slack/Teams ausrollen.

Compliance-/NIS-2-/KRITIS-Officer
Risiko-Register, Audits, Awareness
Compliance
🟢 Bot-tauglich
  • Phishing-Mail-Triage (Live-Bewertung, Ampel-Card)
  • Awareness-Mikro-Trainings pro Jobrolle
  • Risiko-Register-Pflege (neue Lieferanten / Systeme aufnehmen)
  • Audit-Vorbereitung (Checklisten abarbeiten, Lücken markieren)
🟡 Mensch im Loop
  • Risiko-Bewertung (Bot füllt CVSS/DSFA, Mensch gewichtet)
  • Incident-Response-Koordination (Bot dokumentiert, Mensch eskaliert)
🔴 Bleibt Mensch
  • Behörden-Meldungen (BSI nach NIS-2)
  • Strategische Risiko-Entscheidung (Restrisiko akzeptieren?)

Sinnvoller Bot-Mix: Phishing-Lotsin + Audit-Drafter + Awareness-Coach.

Erste 4 Wochen: Phishing-Postfach umleiten, Bot mit BSI-Kriterien füttern, Awareness-Modul der Woche pilotieren.

Geschäftsführung KMU
Inhaber:in, Vorstand, GF
Leitung
🟢 Bot-tauglich
  • E-Mail-Triage mit Briefing pro Mail (Worum geht's? Was liegt vor? Vorgeschlagene Antwort)
  • Termin-Briefing am Vortag (Wer? Was? Letzte Korrespondenz?)
  • Vertrags-Quick-Read (Schlüsselklauseln + Risiko-Marker)
  • Wochen-Zahlen-Briefing aus DATEV-/Excel-Export
🟡 Mensch im Loop
  • Vertragsverhandlungen (Bot liefert Argumentations-Vorbereitung)
  • Personalentscheidungen (Bot strukturiert, Mensch entscheidet)
🔴 Bleibt Mensch
  • Strategie-Entscheidungen, Investitionen
  • Mitarbeiter-Gespräche, Kunden-Krisen

Sinnvoller Bot-Mix: GF-Concierge (E-Mail-Adapter + Termin-Briefer + Vertrags-Vorab).

Erste 4 Wochen: 1 Quelle anbinden (E-Mail oder Kalender), Format des täglichen Briefings festlegen, 2 Wochen Pilot fahren.

Kanzlei-Partner/-in
Anwält:in, Inhouse-Counsel, Notariat
Branche
🟢 Bot-tauglich
  • Mandanten-Erstauskunft (Standardfragen, Honorar-Rahmen, Mandatsannahme)
  • Vertragsanalyse (Schlüsselklauseln, Abweichungen vom Standard, Risiko-Marker)
  • Recherche-Vorlauf (BGH/OLG/EuGH-Volltext-Suche, Zusammenfassung)
  • Diktat → strukturierter Aktenvermerk
🟡 Mensch im Loop
  • Mandant-spezifische rechtliche Bewertung (Bot recherchiert, Anwalt subsumiert)
  • Schriftsatz-Entwürfe (Bot liefert Roh-Text, Anwalt prüft)
🔴 Bleibt Mensch
  • Mandatsverhältnis (Vertraulichkeit, Haftung, BORA)
  • Vergleichsverhandlungen, Plädoyer

Sinnvoller Bot-Mix: Mandanten-Erstkontakt + Vertrags-Quick-Check (ggf. einer pro Rechtsgebiet).

Erste 4 Wochen: 1 Rechtsgebiet auswählen (z. B. Arbeitsrecht), 50 typische Erstfragen sammeln, Bot mit Mandatsannahme-Workflow ausstatten.

Praxis- / Klinik-Verwaltung
Praxismanagement, MFA-Lead, MVZ-Admin
Branche
🟢 Bot-tauglich
  • Terminvergabe (verfügbare Slots zeigen, im Kalender buchen)
  • Patienten-FAQ (Öffnungszeiten, Anfahrt, Medikamenten-Refill, Praxis-Regeln)
  • Aufklärungsbögen-FAQ („Was bedeutet welcher Begriff?")
  • Vor-/Nachsorge-Erinnerungen, Wiedervorstellung
🟡 Mensch im Loop
  • Befund-Zusammenfassung in Patientensprache (Mensch prüft)
  • Telefon-Triage (Bot stellt Fragen, MFA entscheidet Dringlichkeit)
🔴 Bleibt Mensch
  • Diagnose, Therapieentscheidung
  • Aufklärungsgespräch (rechtlich, ärztlich)

Sinnvoller Bot-Mix: Termin-Concierge + Patienten-FAQ-Bot.

Erste 4 Wochen: Top-30-Fragen am Empfang sammeln, Termin-Slot-Logik definieren, parallel zu MFA testen.

Bildungsträger / Lernbegleitung
AZAV-Träger, Hochschule, betriebliche Weiterbildung
Branche
🟢 Bot-tauglich
  • 24/7-Lerner-Q&A zum Curriculum
  • Übungs-Feedback (Aufgabe rein, gestufte Hilfen, Lösung am Schluss)
  • Prüfungs-Coach (Wiederholungsfragen, Lückenanalyse)
  • Curriculum-FAQ für Dozent:innen
🟡 Mensch im Loop
  • Lernfortschritts-Bewertung (Bot zeigt Daten, Lehrkraft interpretiert)
  • Schwierige Lerner-Fälle (Bot fasst Verlauf zusammen)
🔴 Bleibt Mensch
  • Beziehungs- und Motivations-Arbeit
  • Prüfungs-Bewertung (rechtlich, pädagogisch)

Sinnvoller Bot-Mix: Lern-Tutor (Curriculum-spezifisch) + AdA-/Prüfungs-Coach.

Erste 4 Wochen: 1 Modul auswählen, Skripte + 100 typische Fragen einsammeln, Bot in Mattermost-/MS-Teams-Channel der Klasse rollen.

Handwerk / Bauleitung
Inhaber:in Handwerksbetrieb, Bauleiter:in
Branche
🟢 Bot-tauglich
  • Auftragsannahme telefonisch (Termin-Slots, Notdienst-Triage)
  • Angebots-Drafter (Stundensatz × Aufwand × Material × VOB-Zuschläge)
  • VOB-/BGB-Q&A bei Streitfällen
  • Dokumentations-Reminder pro Baustelle
🟡 Mensch im Loop
  • Vor-Ort-Aufmaß (Bot liefert Vorlage)
  • Nachkalkulation (Bot zieht Daten, Meister entscheidet)
🔴 Bleibt Mensch
  • Bauleitung vor Ort
  • Gewährleistungs-Verhandlungen

Sinnvoller Bot-Mix: Auftrags-Concierge + Kalkulations-Bot (LIBRA-Pattern).

Erste 4 Wochen: Telefon-Bot pilotieren (z. B. abends + Wochenende), Standard-LV als Vorlage, 5 Pilot-Aufträge durchspielen.

Service- / Support-Lead
Customer Care, Helpdesk, B2B-Support
Service
🟢 Bot-tauglich
  • Tier-1-Beantwortung (FAQ, häufige Probleme)
  • Eskalations-Triage (richtiger Mensch + Kontext)
  • FAQ-Pflege (neue Fragen vorschlagen, alte aktualisieren)
  • Deeskalations-Drafts bei aufgebrachten Kund:innen
🟡 Mensch im Loop
  • Strittige Beschwerden (Bot fasst Verlauf zusammen)
  • Service-Wiedergutmachung (Gutscheine, Rabatte)
🔴 Bleibt Mensch
  • Eskalierte Eskalation (Anwalt, Presse)
  • Persönlicher Kontakt bei Härtefällen

Sinnvoller Bot-Mix: First-Contact + Eskalations-Triage + Deeskalations-Drafter.

Erste 4 Wochen: 1 Kanal anschließen (Web-Widget oder E-Mail-Postfach), Top-50-FAQs aus den letzten 90 Tagen kuratieren.

Vertrieb / Sales-Lead
B2B-Sales, Account Management, BizDev
Sales
🟢 Bot-tauglich
  • Lead-Qualifizierung (BANT-Fragen im Chat)
  • Termin-Funnel (verfügbare Slots, Vor-Briefing für Sales)
  • Pricing-FAQ (Standardpaket-Fragen)
  • Sales-Briefing am Vortag (was hat der Lead bisher gemacht?)
🟡 Mensch im Loop
  • Custom-Angebote (Bot liefert Vorlage, Sales individualisiert)
  • Verhandlung (Bot dokumentiert, Sales führt)
🔴 Bleibt Mensch
  • Closing & Vertragsverhandlung
  • Rabatt-Entscheidungen, strategische Partnerschaften

Sinnvoller Bot-Mix: Lead-Qualifizierer + Termin-Funnel auf der Webseite.

Erste 4 Wochen: ICP definieren, BANT-Fragen-Set kuratieren, 1 Webseiten-Widget mit Sales-Eskalation.

Operations / Office-Manager
Assistenz GF, Office-Lead, BizOps
Leitung
🟢 Bot-tauglich
  • E-Mail-Sortierung (Spam, Newsletter, Eil-Fälle, To-Reply)
  • Reise-Buchungs-Vorlage (Hotel, Bahn, Spesen-Abrechnung)
  • Vertrags-Tracker (Laufzeiten, Kündigungsfristen, Budget)
  • Lieferanten-Onboarding (AVV-Versand, Compliance-Checkliste)
🟡 Mensch im Loop
  • Eskalations-Mails an GF (Bot kategorisiert, Office priorisiert)
  • Event-Planung (Bot liefert Optionen, Mensch entscheidet)
🔴 Bleibt Mensch
  • Persönliche GF-Termine + Beziehungsmanagement
  • Eskalation an Geschäftsleitung mit Empfehlung

Sinnvoller Bot-Mix: Office-Concierge (Mail-Sortierer + Vertrags-Tracker + Reise-Drafter).

Erste 4 Wochen: 1 Postfach & 1 Vertrags-Ordner anbinden, 7 Tage Mit-Lesen, dann Mit-Entscheiden.

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