PDF per E-Mail ist seit dem 01.01.2025 keine E-Rechnung mehr. Eli erklärt die neue §14-UStG-Lage, sortiert XRechnung und ZUGFeRD, prüft typische Validator-Fehler und navigiert dich durch die GoBD-Aufbewahrung — pragmatisch, mit Quellen, ohne Tool-Bingo.
„Die häufigste Fehlannahme: ‚Ich habe Zeit bis 2028.‘ Falsch — die Empfangs-Pflicht gilt seit 01.01.2025." — Eli-KB · 02-zeitplan-pflichten-2025-2028.md · Quellen: §27 Abs. 38 UStG, BMF-Schreiben 15.10.2024
Eli ist nicht der Tool-Verkäufer und nicht der Steuerberater — sie ist die Sortier-Stelle für KMU, Buchhaltung und Steuerkanzlei, wenn das Wachstumschancengesetz plötzlich 2025/2027/2028-Stichtage in den Kalender legt und niemand mehr weiß, welcher Lieferant wann was schicken darf.
Welches Format taugt für welchen Empfänger? Welche ZUGFeRD-Profile sind überhaupt gültige E-Rechnungen (BASIC ja, MINIMUM nein)? Welche Validator- Fehler lehnen die Empfänger berechtigt ab — und wie korrigiert man sie ohne Stornorechnung?
„Lieferant schickt ZUGFeRD-MINIMUM — darf ich das ablehnen?"ZUGFeRD-Datei = PDF + XML im Container. Was muss wie lange archiviert werden? Reicht das DMS oder muss das XML separat? Wie sieht eine 1-2-Seiten- Verfahrensdokumentation für ein KMU aus, ohne Berater-Honorar?
„Reicht unser DMS für GoBD-konforme E-Rechnungs-Archivierung?"§14 Abs. 4 UStG: 10 inhaltliche Pflichtangaben, plus EN-16931-BT-Codes (BT-1 bis BT-151). Eli prüft, ob deine Ausgangsrechnung alle Pflichtfelder hat — Steuernummer, Leitweg-ID bei B2G, Reverse-Charge-Hinweis bei §13b.
„Was muss bei §13b-Reverse-Charge im XML stehen?"Schwellenwert: Vorjahresumsatz > 800.000 € → ab 01.01.2027 Ausstellungs-Pflicht. Alle anderen ab 01.01.2028. Eli prüft euren §19-Abs.-3-UStG-Gesamtumsatz und zeigt den konkreten Stichtag plus Migrations-Roadmap.
„Vorjahresumsatz 1,2 Mio — wann muss ich ausstellen können?"Drei Formate, eine Norm (EN 16931). Die Wahl hängt am Empfänger, nicht am Lieferanten. Eli liefert die Entscheidungs-Matrix mit Stärken, Schwächen und Marktdurchdringung in Deutschland.
| Kriterium | XRechnung 3.0.2 | ZUGFeRD 2.3 | Peppol BIS Billing 3.0 |
|---|---|---|---|
| Aufbau | reine XML | PDF/A-3 + eingebettetes XML | reine UBL-XML |
| Lesbar | nur Visualizer | PDF wie immer | nur Visualizer |
| Hauptzielgruppe | B2G in Deutschland | B2B (KMU-freundlich) | Grenzüberschreitend EU + B2G |
| EN-16931 | ja (CIUS) | ab Profil BASIC | ja |
| Übertragung | E-Mail · Portal · Peppol | E-Mail (Standardweg) | Peppol-Netzwerk (4-Corner) |
| Markt 2026 | dominiert B2G | dominiert B2B-KMU | wachsend (Konzerne, EU) |
| Kosten | kostenlos (XML-Erstellung Tool-abhängig) | kostenlos (im Tool integriert) | ~10-50 €/Mon Access-Point |
Achtung: ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL sind keine gültigen E-Rechnungen — sie sind nur Buchungs-Hilfen. Erst ab Profil BASIC, EN 16931, EXTENDED oder XRECHNUNG werden sie §14-UStG-konform.
Quellen: BMF-Schreiben 15.10.2024 + 15.10.2025, gesetze-im-internet.de §14 UStG, KoSIT-Spezifikation XRechnung 3.0.2, FeRD ZUGFeRD-Spezifikation, IHK Frankfurt E-Rechnungspflicht-Leitfaden, Mustang-Project-Doku.
Eli adressiert die Lücke zwischen Buchhaltungs-Tool-Hilfe (zu eng) und Steuerberater-Beratung (zu teuer, zu spät). Wer sie typisch nutzt:
Tägliche Eingangs-Rechnungen prüfen, Validator-Fehler lesen, dem Lieferanten erklären, was fehlt. Eli liefert die Begründung mit §-Stelle, statt „weiß ich nicht, frag den Steuerberater".
Tool-Entscheidung 2026/2027. Lohnt DATEV-Vollumstellung oder reicht ZUGFeRD-Plugin in der bestehenden Faktura? Eli macht den Marktüberblick.
Wiederkehrende Mandantenfragen vorab abfangen — Eli ist die First-Line-Antwort, die Kanzlei-Stunden auf die wirklich harten Fälle konzentriert.
Eli arbeitet konversational. Drei typische Eingänge:
„Lieferant schickt mir XRechnung, mein DMS kann nur PDF — was tun?" Eli antwortet mit Reihenfolge (Visualizer-Empfehlung, GoBD-konformes Archiv, Verfahrensdokumentation) plus Verweis auf das passende KB-Modul.
KoSIT-Fehlermeldung in den Chat — Eli kennt die Top-15-Fehler (Leitweg-ID, BT-Codes, Steuersatz-Codes, Prüfziffer) und liefert den Fix. Bei seltenem Fehler verweist sie an den Steuerberater oder direkt KoSIT-Support.
„Ich habe X Mio Vorjahresumsatz, Branche Y, Kunden Z — wann was?" Eli berechnet die §27-Abs.-38-UStG-Schwellenwerte und liefert eine Migrations-Roadmap pro Quartal.
Was du Eli über deine Rechnungen, Lieferanten oder Kundenstruktur erzählst, verlässt unser Rechenzentrum in Schleswig-Holstein nicht. Inferenz auf eigener GPU im Bunker — kein OpenAI, kein Microsoft im Pfad eurer Buchhaltungsdaten.
Bei einer eigenen Instanz: deine Validierungs-Logs, deine Validator-Berichte, deine internen Notizen landen in deiner LXC, nicht in einem Multi-Tenant-Pool. AVV nach DSGVO Art. 28 inklusive — wichtig, weil Rechnungen häufig personenbezogene Daten enthalten (Adressen, Bankverbindungen, USt-IdNr).
Drei verwandte Direkt-Tools für die Themen, die mit der E-Rechnungs-Welt zusammenhängen — Compliance-Triage, Web-Compliance der Rechnungs-Kontakt-Seite, allgemeine GoBD-Pflichten.
Eli lässt sich mit eurer DMS-Landschaft, eurer Faktura-Software und eurer Lieferanten-Liste beladen — Antworten dann auf konkretem Setup, nicht generisch. Setup in 14 Tagen oder als €29-Schnupper-Paket.